会社方針 |

業務渡航(海外ご出張)手配

株式会社AI Associates(Travel Solution)では、質の高いビジネス・トラベル・マネジメント(BTM)ご提供にあたり、お客様との長期的な関係を作ることを大切にしています。信頼関係にもとづいたコンサルティングにより、旅行にかかわる包括的なコストの検証と合理化が実現できると考えています。
20年以上の手配経験とノウハウを蓄積した各営業担当者が、特に大切だと考えているのが「お客様との長期的な信頼関係をいかに構築していくか」という事です。
なぜなら、BTMの機能、例えば出張旅費についてのソリューション、トラベルポリシーの設定や業務出張の承認・手配方法、リスク管理、精算プロセスの構築など、トータルコストの低減をいかに実現させるか。その手法にはお客様(法人)それぞれの組織体制、実務内容により、細かな対応が必要になるからです。
大切なことは、お客様との長期的な信頼関係。それが、当社のBTMです。

Business Travel Management(BTM)とは
企業や組織の出張業務を効率化するために、コンサルティングをとおして解決策を提供、運営するビジネスのことです。
特に当社では、単に発券業務や旅費精算業務をアウトソーシングしていただくのではなく、企業側の条件や要望に沿った形で顧客企業を包括的サポートしています。
コストセービングプランの構築や出張手配のアウトソーシング化、特別契約(ボリュームディスカント)など、さまざまな知識と手法を駆使しながら、顧客企業のトータルマネージメントをおこなっています。

トータルサポート

経験豊富なスタッフがチームで担当。
出発前のフォローから出発後のアフターケアまで、出張に関するすべての業務をおまかせいただけます。

タイム・セービング

煩雑な出張関連業務を、アウトソーシング。
業務の軽減化と人員の適正化を図ることが出来ます。

コスト・セービング

お客様の出張案件の結果をもとに、データ解析。
手配フローや精算などを見直し、コストセービングプランを構築します。

●業務渡航の信頼と実績
在籍社員は全員20年以上のキャリアと実績を持つ業務渡航のプロフェッショナル。大手旅行会社にはない小回りの利くサービスを提供しています。経験と実績で、日本企業や外資系企業、また学校法人など200社に及ぶお客様と契約を結んでおり、各営業担当者と長期にわたるご契約企業が多いことが特徴です。

●グローバルなサポート体制で、より高次なサービス康価で提供
北米・東西ヨーロッパ・アジア全域・オセアニアに於ける主要現地地上手配会社と直接契約することで、間接費用を削減。また、現地での緊急時にも迅速・ダイレクトな対応が期待できます。

●フレキシブルなサービス
当社では主役は「人」。お客様の「ご要望」をお預かりする以上、決まった対応だけではフォローできない変更やリクエストが必ず発生します。当社の理念に「人財」がありますが、お客様の要望には常にフレキシブルに対応するよう心がけています。
当社のBTMサービスは、お客様とのヒヤリングから始まります。現状についての理解、ご要望と問題点を整理しながら、包括的なBTMサービスをご提供いたします。

業務フロー

業務渡航に関するヒアリング
さまざまな視点から出張に関する問題点の提起、ご要望をお伺いいたします。
担当チームの編成・プランニング
お客様が、正しいトラベルポリシーと最大のメリットを享受できるよう、綿密にプランニングをいたします。
BTMのご提案
BTMの導入提案は、トラベルポリシーの構築から始まります。さらに、海外及び国内の出張経費の削減、出張のデータ管理、精算の効率化など、直接的な経費削減だけではなく、間接的なコスト削減も含め、包括的な視点でコスト削減プランをご提示いたします。
サービスの実施
顧客企業およびご出張者のデータ収集をはじめ、旅程管理を開始いたします。

発券・渡航手続き: 【海外・国内出張の手配】
当社では、さまざまなサービスをご提供しています。また、サービスについても満席時の対応や、時間外のデリバリーにも可能な限り対応いたします。
≪手配概要≫
航空券の予約と発券
ビザの代理申請
ホテルまたは交通機関の手配
パスポート有効期限確認、申請代行
VIP対応スタッフへの手配対応
旅行傷害保険へのご加入
ドキュメント(航空券・出入国カード等)のお届け: 【ドキュメントのお届け】
お届け先に応じてオフィスへのお届もいたします。また、バイク便の活用や空港でのチケット渡しなど、柔軟に対応いたします。
ご出発: 【リスク・情報管理】
渡航者の現地ホテルやスケジュールを把握し、外務省等が発信する危険地域情報を管理。ご要望に応じて管轄部署へ情報を発信いたします。
ご帰国、帰着後: 【精算業務】
マネージメントフィー精算方式など、コスト管理の明確化と、経理ご担当者様の負担軽減を実現する精算システムをご提案いたします。
【サービス向上についての分析・報告】
調査結果を踏まえ、お客様の満足度を高めるための改ざんを行います。また、万が一のクレームについては即日報告する体制を整えており、迅速に対応いたします。